Én dag med konferanse-TV for Statsforvalteren
I koronaåret 2020 ble Statsforvalterens årlige Omsorgskonferanse avviklet på nett. Når 700 mennesker hadde satt av en arbeidsdag for å følge vår livesending måtte vi gjøre vårt for at de fikk godt utbytte av dagen.
Omsorgskonferansen
Konferansen arrangeres av Statsforvalteren i Trøndelag, i samarbeid med kommunene og utviklingssenteret for sykehjem og hjemmetjenester.
Konferansen ble holdt tredje november og varte hele dagen. Målgruppen var ledere og ansatte i helse- og omsorgstjenesten i kommunene og frivillig sektor
Mål
Vårt oppdrag var å sette opp en teknisk pålitelig streamingløsning.
Utfordring
Alle har opplevd nettmøter der teknikken ikke har vist seg fra sin beste side. Selv de mest erfarne kan for eksempel oppleve at lyden bare blir borte. Og når det først skjærer seg, ramler man ut av tidskjema, en stresser og gjør nye feil. Det er mye som kan gå galt i en direktesending som involverer flere aktører og toveis-kommunikasjon mellom studio, paneldeltagere og publikum.
Det er mye som kan gå galt i en direktesending som involverer flere aktører og toveis-kommunikasjon mellom studio, paneldeltagere og publikum.
Slik kom vi frem til løsningen
Første prioritet var derfor å jobbe for å redusere antall sårbarhetsfaktorer, både tekniske og menneskelige. Samtidig ville vi også sikre at innholdet ble så bra som mulig.
I koronasituasjonen var det et mål å begrense antallet personer som må være tilstede samtidig. Vi valgte derfor å filme alle de fem foredragene på forhånd. Dette hadde flere fordeler. I motsetning til en livesending kunne vi her ta om igjen partier der en snublet i ordene, og flette inn slides fra deres presentasjoner.
De ferdiginnspilte innslagene var grunnstammen i seminaret, og med disse i boks var mye sikret. I tillegg ga dette et pusterom som vi brukte til å forbedre en Q&A etter hvert innslag. Publikum kunne sende inn spørsmål til foreleserne via et skjema på visningstiden.
Foredragsholderne satt på hver sine hjemmekontor og deltok via Microsoft Teams. Når vi hadde forberedt hver enkelt på hva som skulle skje, og testet ut bilde og lyd (f. eks. sjekket ut at mikrofon ikke skrapte mot klær og at kamerautsnitt var greit), følte de seg godt forberedt, både mentalt og teknisk, for sin direktesendte Q&A.
Leveranse
- Q&A-seansene bidro til en opplevelse av at dette er noe som skjer her og nå, selv om det meste var forhåndsinnspilt. I tillegg hadde vi en stødig programleder i vårt studio som knyttet sammen sendingen, og som hadde mulighet for å håndtere eventuelle uventede situasjoner på sparket.
- Det ble satt opp en grafisk profil og animerte vignetter som ga en helhetlig innramming.
- Mellom innslagene hadde vi korte snutter som introduserte neste post på programmet, og tekstplakater som sa hvor lang pause det var til neste punkt i programmet.
